Taalhuiscafé ‘van intake naar aanbod’ - een verslag
Bij de Taalhuiscafés van 17 april en 17 juni 2025 hebben ruim 40 taalhuisprofessionals uit het hele land informatie met elkaar gedeeld over intake en doorverwijzing. We willen die input graag breder delen. In dit document vind je een samenvatting van de uitwisseling. En linkjes naar handige tips en checklists.
Ronde 1 Hoe ziet een kwalitatief goede ontvangst en intake eruit?
In de eerste gesprekstafelronde bespraken we de intake. We wisselden uit over de ontvangst en het welkom, hoe je kan doorvragen en toetsen om een goed beeld te krijgen van wie je voor je hebt zitten en met welke hulpvraag, en hoe de registratie eruit kan zien.
Een goede intake begint met een warm welkom, waarin de deelnemer zich gehoord en begrepen voelt. De intake wordt uitgevoerd door professionals of vrijwilligers, zowel op afspraak als tijdens spreekuren. De professional is vaak de taalhuiscoördinator of taalhuisdocent. De vrijwilligers die de intakes doen hebben meestal een achtergrond in onderwijs of welzijn en zijn getraind in het voeren van deze gesprekken. Meestal is er een standaard intakeformulier als leidraad voor het gesprek. Soms worden er twee formulieren gebruikt: een voor de NAW-gegevens en een voor verdere informatie zoals beschikbaarheid, ervaring en motivatie. Een intakegesprek duurt meestal 30 tot 60 minuten.
Het is belangrijk om goed door te vragen, aannames los te laten en echt de tijd te nemen. Het doel is een passende leerroute of doorverwijzing mogelijk te maken. Hiervoor worden verschillende hulpmiddelen ingezet: intakevragenlijsten, observatie van schrijfvaardigheid (bijv. NAW-gegevens zelf laten invullen), gespreksopdrachten en niveaubepaling met onder andere Taalopdrachten en checklists.
Bij NT2’ers wordt specifiek doorgevraagd naar achtergrond (inburgeraar, arbeidsmigrant, expat, etc.). In sommige gemeenten hebben bepaalde groepen namelijk voorrang; inburgeraars mogen niet deelnemen aan WEB-gefinancierd aanbod, hoogopgeleide expats worden doorverwezen naar een betaalde cursus in plaats van het gesubsidieerde aanbod van Taalhuis of roc.
Registratie vindt plaats in systemen als MATCH, CRM, Hello’s of eigen systemen van welzijnsorganisaties. Het is belangrijk om expliciet toestemming te vragen voor het delen van persoonsgegevens met andere aanbieders, in verband met de AVG. Sommige Taalhuizen geven een folder mee met oefentips, contactgegevens van het Taalhuis of contactgegevens van andere aanbieders in de gemeente.
Ronde 2 Hoe zorg je voor een warme toeleiding naar passend aanbod?
In de tweede gesprekstafelronde bespraken we hoe je een deelnemer na een goede intake op een warme manier kan begeleiden naar passend aanbod. En wat ervoor nodig is in de lokale samenwerking om dit te realiseren.
Een warme toeleiding betekent dat deelnemers actief begeleid worden naar passend aanbod. Dit begint met een goed overzicht van beschikbare aanbieders en alternatieven, zoals een Ontwikkelplein of oefenplekken. Regelmatig overleg met alle aanbieders in de gemeente helpt om het aanbod in kaart te brengen.
Het is ook belangrijk om goed contact te hebben met vrijwilligers, zodat een passende match gemaakt kan worden. In sommige gevallen krijgen NT1-deelnemers eerst begeleiding vanuit het Taalhuis zelf, als soort van verlengde intake.
Door na te bellen checkt men of deelnemers zijn aangekomen bij het aanbod. En vaak wordt na een paar weken nog eens gebeld of de deelnemer nog steeds komt en of hij op zijn plek zit.
In sommige gemeenten zitten verschillende organisaties zoals Taalhuis, bibliotheek en gemeente in één pand. Dat zorgt vaak voor een soepele samenwerking, met korte lijnen en directe contactmogelijkheden. En door regelmatig af te stemmen met andere aanbieders houd je goed zicht op de mogelijkheden in de gemeente en wat er wellicht ontbreekt. Soms wordt daardoor nieuw aanbod gezocht of ontwikkeld, bijvoorbeeld specifiek voor jongeren of ouders van jonge kinderen.
